Europa Have: van vastlopende synchronisatie naar een SharePoint-omgeving die meegroeit
Een SharePoint-omgeving van 1,2 miljoen bestanden opgesplitst per afdeling, rechten automatisch per rol, en oude en grote bestanden gearchiveerd naar Azure Storage. Geen synchronisatieproblemen meer en circa 90 procent lagere opslagkosten voor de gearchiveerde data.
Uitgevoerd door Frank van Graafeiland, eigenaar van Fibronic, in een eerdere functie.
De uitdaging
Europa Have werkte met één grote SharePoint-site waarop alle bestanden van het bedrijf stonden, in totaal ongeveer 1,2 miljoen. Iedere medewerker synchroniseerde die site met de klassieke OneDrive-synchronisatie, en Teams werd alleen gebruikt om te chatten. Microsoft adviseert niet meer dan 300.000 bestanden per gebruiker te synchroniseren. Met vier keer zoveel liep de OneDrive-client bij iedereen vast: bestanden kwamen niet binnen, wijzigingen bleven hangen en ook in Teams werkten gedeelde bestanden niet goed. Om ruimte te houden had het bedrijf bovendien 200 tot 300 GB extra SharePoint-opslag bijgekocht.
De aanpak
- Een site per afdeling: de ene grote site opgesplitst in een SharePoint-site per afdeling, elk gekoppeld aan een eigen team in Microsoft Teams. Medewerkers synchroniseren alleen wat ze voor hun werk nodig hebben.
- Rechten die automatisch meebewegen: per rol in het bedrijf een vaste beveiligingsgroep, en per afdeling een dynamische Microsoft 365-groep die zijn leden bepaalt op basis van die rollen. Wie een rol krijgt, wordt automatisch lid van de juiste afdelingen, met de bijbehorende site en het team. Bij een functiewissel of uitdienst verdwijnen de rechten vanzelf.
- Archiveren naar Azure Storage: met AvePoint Opus regels ingesteld die oude bestanden, grote bestanden en bestandstypen die niet in SharePoint thuishoren automatisch archiveren naar Azure Blob Storage. Op de oorspronkelijke plek blijft een verwijzing staan, zodat medewerkers het bestand nog vinden; die verwijzingen zijn op de werkplekken uitgesloten van de OneDrive-synchronisatie.
Het resultaat
- Geen synchronisatieproblemen meer: elke medewerker blijft ruim onder de grens van 300.000 bestanden.
- Teams wordt gebruikt zoals het bedoeld is: per afdeling, met de bestanden in het team.
- Rechten kloppen vanzelf, ook bij nieuwe medewerkers en functiewissels.
- De gearchiveerde data staat in Azure Storage in plaats van in extra SharePoint-opslag. Voor 200 tot 300 GB is dat circa €5 per maand in plaats van €40 tot €60, ongeveer 90 procent minder (openbare lijstprijzen; de licentie van AvePoint komt daar los bij).
Begin met een gratis Microsoft 365-nulmeting
Herken je iets uit deze case? In een korte, kosteloze doorlichting laten we zien waar in jouw Microsoft 365-omgeving de grootste winst zit op beveiliging, structuur en kosten.